Software COSYS per la documentazione fotografica
Con le soluzioni COSYS MDE è possibile creare software di documentazione fotografica in modo semplice e veloce, sia in ambito di magazzino, logistica o vendita al dettaglio.Software di documentazione fotografica Android e iOS
In molte aziende è necessario documentare fotograficamente gli eventi a scopo di tracciamento, per avere una registrazione per determinati casi, con il software di documentazione fotografica. Tuttavia, per questo vengono ancora utilizzati metodi classici, come relazioni o schizzi realizzati per trasmettere meglio i fatti. Il collegamento diretto con un ordine non è così facilmente riconoscibile perché la documentazione è per lo più analogica e non è memorizzata nei sistemi IT ed ERP in modo specifico per l´ordine. La documentazione dei danni, delle prove di consegna in transito o dei rapporti di lavoro effettuati nel commercio, nelle vendite sul campo o nell´assistenza in loco è quindi un compito che richiede molto tempo ed è soggetto a errori. Ma la registrazione e la documentazione dei danni sono utilizzate anche in altri settori, come la sicurezza del carico o la garanzia di qualità nella produzione.
La documentazione fotografica viene utilizzata negli esempi seguenti:
Prova di consegna per le merci consegnate
Prova di fissaggio del carico
Documentazione dei danni ai colli o alle attrezzature di carico
Documentazione della merce danneggiata nella ricevuta della merce per la restituzione al fornitore
Prova di artigianalità
Prove di allestimento di stand e display di vendita
Prova del rispetto dell´identità aziendale nel visual merchandising (ad esempio, decorazione delle vetrine secondo le specifiche).
Documentazione della qualità dei pezzi in produzione
Valutazione e accettazione dei veicoli
Questo problema può essere risolto con un´applicazione di documentazione fotografica che registra i danni e altro ancora utilizzando i dispositivi mobili. Un´applicazione mobile per la documentazione fotografica per dispositivi Android o iOS offre il vantaggio che i dipendenti possono documentare immediatamente i danni e altro in movimento e assegnarli direttamente a un ordine. Con un dispositivo mobile, i dipendenti non sono più costretti a recarsi in una postazione fissa per creare la documentazione.
Qui entra in gioco il grande vantaggio che tutti i moderni dispositivi MDE e smartphone hanno fotocamere ad alta risoluzione in grado di scattare foto nitidissime. In questo modo è facile registrare visivamente i danni. Invece di creare documenti che richiedono molto tempo, è sufficiente scattare una foto con il dispositivo mobile per documentare i fatti. In questo modo, la documentazione fotografica consente di risparmiare il tempo e lo sforzo che la documentazione tradizionale con Word ed Excel o a mano comporterebbe e riduce persino la possibilità di errori.
App COSYS per la documentazione fotografica
La documentazione fotografica da sola non fornisce il contesto necessario per assegnare una foto a un ordine, a una bolla di consegna, ecc. Avete bisogno di un´applicazione intelligente per la documentazione fotografica che crei il contesto per voi e lo visualizzi in modo verificabile nei vostri sistemi IT.
Questo contesto è stabilito dalla documentazione fotografica COSYS, che consiste in un´applicazione mobile e in unaBackend e può essere utilizzato come sistema autonomo o come middleware per il sistema ERP. La documentazione fotografica COSYS può essere utilizzata come applicazione indipendente o come componente di una soluzione COSYS. Come ogni app, la documentazione fotografica viene installata suDispositivi MDE o suSmartphone Android e iOS eComprimere installato. Attraverso un´interfaccia con il vostro sistema ERP, tutti i dati degli ordini vengono trasferiti all´app sul dispositivo mobile, in modo da avere sempre a portata di mano tutte le informazioni sugli ordini.
Se si desidera registrare qualcosa con la documentazione fotografica, selezionare il lavoro corrispondente e scattare una foto della situazione con la fotocamera del dispositivo. La foto viene quindi salvata nell´ordine e può essere visualizzata in qualsiasi momento nella soluzione COSYS. I dipendenti del back office hanno la possibilità di visualizzare le foto nello strumento basato sul web.COSYS WebDesk per modificarli e gestirli.
Creare una documentazione fotografica
Con l´app COSYS è facile creare una documentazione fotografica. Tutto ciò che serve è l´applicazione COSYS e un dispositivo mobile con fotocamera integrata. In ogni software COSYS, la documentazione fotografica può essere richiamata semplicemente con un pulsante. Se voi o i vostri dipendenti state elaborando un ordine, potete creare rapidamente una documentazione fotografica della merce o del pacco in questione. Il dipendente può aggiungere un commento tramite un apposito campo.
Per scattare una foto con la documentazione fotografica, l´operatore seleziona "Nuova foto" per accedere alla finestra di dialogo della fotocamera dell´unità. La foto viene scattata premendo il pulsante di scatto. Tutte le foto acquisite possono essere modificate successivamente nell´app con la documentazione fotografica per aggiungere marcatori. È possibile acquisire altre foto e cancellare quelle non corrette. Salvando la documentazione fotografica, tutte le informazioni sulle immagini catturate vengono inviate al backend COSYS. Con il COSYS WebDesk, le foto possono essere visualizzate e successivamente modificate.
Se il dispositivo mobile del dipendente supporta una carta SIM, la documentazione fotografica viene trasmessa al backend COSYS via radio mobile. Se il dipendente effettua una documentazione fotografica mobile sul campo, le immagini vengono inviate automaticamente. Se il dispositivo non dispone di una connessione Internet mobile o non supporta le schede SIM, è possibile utilizzare la funzione offline per salvare le immagini offline sul dispositivo mobile. Non appena viene stabilizzata una connessione WLAN tramite il modulo WLAN dell´apparecchio, le immagini vengono inviate automaticamente. È possibile anche l´invio automatico di e-mail ai clienti o all´ufficio reclami in caso di documentazione dei danni.
Modifica delle immagini nella COSYS WebDesk
Assegnazione automatica delle foto
Marcatori di deposito e commenti
Documentazione dei danni e delle foto tramite telecamera
Trasmissione dei dati tramite WLAN e UMTS al backend COSYS
Documentazione sempre e ovunque possibile
Documentazione comprensibile
Software facile da usare
Indipendente dal dispositivo, per smartphone e dispositivi MDE
Possibilità di collegamento standalone o ERP
Documentazione fotografica Campi di applicazione
La documentazione fotografica COSYS è ottimizzata per molti settori di applicazione e vi aiuterà a registrare e documentare più rapidamente danni e fatti. Grazie ad anni di esperienza, COSYS dispone di una documentazione fotografica standardizzata adatta ad ogni settore di applicazione. Dalla logistica al magazzino, dal servizio di vendita al dettaglio alla produzione, COSYS offre innumerevoli soluzioni per ogni settore.
Documentazione dei danni
Danni e difetti possono verificarsi in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, sia nella logistica dei trasporti, che nel magazzino o nella vendita al dettaglio. Se i dipendenti hanno causato danni o ricevuto merci danneggiate dai fornitori, possono utilizzare la Documentazione dei danni per creare prove evidenti. Se il danno viene documentato con l´app, l´app COSYS informa automaticamente il reparto responsabile per avviare ulteriori processi di follow-up come la rottamazione, la riparazione o i reclami.
Se i tuoi dipendenti notano che un pacco è danneggiato durante il carico o lo scarico del veicolo di trasporto, il dipendente fotografa il danno. La foto viene memorizzata con il tempo di acquisizione e le coordinate GPS del relativo processo (esempio: prelievo ordini, carico o consegna). Ciò consente di tracciare dove si è verificato il danno e quanto è grande l'entità. Se il tuo cliente richiede un reclamo esagerato, hai prove evidenti contro questo con la Documentazione dei danni.
La Documentazione dei danni è anche un ottimo strumento per il magazzino, ad esempio per il ricevimento di articoli e materiali non di produzione. Se ricevete merce danneggiata o con difetti dai vostri fornitori o dai servizi CEP, la Documentazione dei danni vi dà la possibilità di documentare questi danni direttamente nella ricevuta della merce e di registrarli sulla bolla di consegna. A tal fine, il dipendente seleziona "Pacchetto danneggiato" o "Articolo danneggiato" o "Carenza" nella Documentazione dei danni e scatta una foto del danno. Avendo una foto della merce danneggiata come prova, è possibile utilizzarla per contattare il fornitore o il servizio CEP per discutere tutto ciò che è necessario per un reclamo.
Un altro campo di applicazione della Documentazione dei danni è la trascrizione delle perdite. Se i vostri dipendenti danneggiano accidentalmente la merce durante il trasferimento o il prelievo delle scorte, il danno può essere documentato per la trascrizione delle perdite e la correzione delle scorte. L´uso della trascrizione delle perdite è comune anche nel settore del commercio al dettaglio, poiché non solo i dipendenti possono danneggiare gli articoli, ma anche i clienti. Se i dipendenti trovano articoli danneggiati sugli scaffali, possono fotografarli con un dispositivo mobile e inserire la nuova quantità unitaria. La merce rotta viene calcolata come perdita a seconda della gravità del danno e detratta dallo stock.
Fissaggio del carico
Nella logistica dei trasporti, il corretto caricamento dei veicoli è importante, da un lato per evitare danni al trasporto causati da un caricamento approssimativo da parte degli autisti, dall´altro per utilizzare in modo ottimale lo spazio di carico del veicolo. La documentazione fotografica per il fissaggio del carico aiuta a prevenire gli errori di carico e a ridurre al minimo il rischio di danni ai colli e ai supporti di carico.
La documentazione fotografica COSYS fornisce un supporto mirato in questo caso, scattando una foto dell´area di carico dopo il caricamento per documentare il corretto caricamento. A tal fine, l´autista apre innanzitutto la bolla di consegna digitale sul proprio dispositivo MDE o smartphone. Poi l´autista scansiona gradualmente il numero di spedizione dei colli che sta caricando. Il feedback visivo mostra al conducente quali pacchetti ha già caricato e quali sono ancora aperti. Una volta completato il carico, un messaggio invita l´autista a scattare una foto del suo carico. Lo stato dei colli caricati e la foto del fissaggio del carico vengono visualizzati dal dispatcher nella COSYS WebDesk.
Prova di consegna
Nella logistica dei trasporti, può sempre accadere che i clienti non vengano accolti in loco o che venga concordato un luogo di consegna per la consegna. In questi casi, COSYS offre anche una documentazione fotografica per documentare accuratamente la consegna della merce con l´ora e le coordinate GPS.
In questo caso, la documentazione fotografica funge da documento di trasporto/prova di consegna per dimostrare ai vostri clienti che la merce è stata collocata nel luogo concordato. Il dipendente riceve un dispositivo mobile con l´applicazione COSYS e registra tutti i colli che devono essere scaricati durante la sua sosta. Non appena tutti i pacchi sono stati scaricati, l´autista seleziona "parcheggio" come tipo di consegna e viene invitato dall´app a scattare una foto di prova per la consegna. In alternativa, la documentazione fotografica può essere utilizzata per strade di accesso bloccate, aree di carico difettose o codici di accesso. Tutte le prove di consegna registrate vengono trasferite al COSYS WebDesk e collegate al tour e alla bolla di consegna.
Vendite sul campo
In Vendite sul campo, la documentazione fotografica è necessaria se le specifiche del produttore o del fornitore richiedono la prova della merce venduta presso il cliente. Se gli addetti alle vendite sono obbligati a scattare foto di prova della merce esposta, l´applicazione COSYS per la documentazione fotografica è di grande aiuto. L´autista seleziona il cliente e la filiale, inserisce la bolla di consegna e viene invitato da un messaggio a fotografare la merce o l´emittente. Questa foto viene aggiunta alla bolla di consegna in modo che possa essere visualizzata nel back office tramite la COSYS WebDesk.
Visual Merchandising
Il design delle vetrine e degli espositori è molto importante nel commercio al dettaglio, perché se sono progettati in modo attraente, attirano i clienti pronti ad acquistare. Le catene di vendita al dettaglio, in particolare, si affidano alle specifiche di design per presentare le merci più recenti in modo accattivante, ma anche per mantenere un aspetto uniforme all´esterno.
La documentazione fotografica COSYS vi aiuta nel visual merchandising e garantisce il rispetto delle specifiche di progetto. Attraverso i modelli fotografici dell´amministratore o del designer principale per gli espositori e le vetrine, le immagini vengono inviate a ogni singola filiale tramite il backend COSYS. Il personale delle filiali riceve le immagini sui propri dispositivi mobili e deve progettare le vetrine e gli espositori sulla base del modello. Come prova della conformità del progetto alle specifiche, il dipendente deve scattare una foto di prova per ogni vetrina e display, che viene inviata dal dispositivo mobile al backend COSYS. Si controlla se la vetrina progettata corrisponde al modello.
